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Tu was dran ist. Das Wichtige. Das Richtige.

Genug vom täglichen To-Do-Marathon? Dann setzen Sie Prioritäten und entscheiden selbst, was Sie tun und was Sie lassen!

Wichtig oder Dringend? Finde es raus!

Kunde, Chefin, Telefon, WhatsApp oder Chat…, sobald etwas von außen unsere Aufmerksamkeit verlangt, (ver-)schenken wir die meist sofort. Selbst wenn es uns von unseren eigentlichen Zielen abhält! Doch wenn Ihr täglicher Deadline-Marathon Ausmaße angenommen hat, die Sie nachts nicht mehr schlafen lassen, dann ist es höchste Zeit für ein Zeit-Management, das Ihre Prioritäten berücksichtigt!

Klar, Zeit kann man nicht managen. Das ist bekannt.

Doch wie folgen Sie dem, was Ihnen am Wichtigsten ist? Was bekommt Priorität, wenn es ‚brennt‘? Finden Sie zuallererst heraus, welche Erwartungen Sie selbst und andere an Sie stellen. Erkennen Sie das „Wozu?“, dann das „Was?“ und das „Wann?“. So befreien Sie sich von versteckten Zeitfressern und schaffen Raum für das Wesentliche.

So geht’s

Zuerst Auftrag klären

Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und schreiben Sie auf, weshalb Sie überhaupt auf der Gehalts- oder Honorarliste stehen. Wie lautet Ihr Auftrag? Welche Ergebnisse werden von Ihnen erwartet? Wofür werden Sie bezahlt?

Dann Aufgaben zusammentragen

Teilen Sie ein zweites Blatt wie folgt.

Aufgaben Liste Katrin Klemm

Betrachten Sie jetzt einen typischen Arbeitstag und notieren im linken Feld alles, was Sie den Tag lang tun. Schreiben Sie wirklich alles auf.

Dann nehmen Sie zwei farbige Stifte. Markieren Sie mit der ersten Farbe alles, was direkt dazu beiträgt, Ihren Auftrag zu erfüllen. Mit der zweiten Farbe markieren Sie die Dinge, die Sie dabei unterstützen. Also all das, was – ließen Sie es ausfallen – es erschweren, aber nicht unmöglich machen würde, Ihren Auftrag umzusetzen.

Alles, was Sie künftig mit mehr Ruhe und Konzentration tun möchten, ist in der ersten Farbe markiert. Das übertragen Sie ins Feld rechts oben. In das verbleibende Feld schreiben Sie, wozu Sie „Nein!“ sagen werden (Farbe zwei).

 

Katrin Klemm StoryTelling Training StoryWork Coaching Prioritäten

 

Prioritäten setzen – das kleine ABC und D

Nach dem Eisenhower-Prinzip teilt man Dinge in dringende und wichtige Aufgaben ein.

Dringend sind Aufträge, die zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen. Präsentationen, die zu einem festgesetzten Zeitpunkt stattfinden und deren Termin durch nichts zu verschieben ist, zum Beispiel. Oder die Fertigstellung von Weihnachtskarten, deren Versand nach dem 24. Dezember keinen Sinn mehr macht. Weil Kunden, Chefs oder Kollegen hier oft Druck machen, konzentriert man sich schneller darauf, als einem lieb ist. Doch möglicherweise sind sie nicht wichtig für Ihre Ziele. Wichtig sind Aufgaben, die ertragreiche Auswirkungen haben. Das sind oft strategische, langfristige oder präventive Dinge wie Business-Pläne, Team-Aufbau oder Weiterbildungen.  Aus „dringend“ und „wichtig“ kann man ein Raster aufbauen, das für jeden – je nach Branche, persönlicher Einstellung (etwa: Wie schnell will ich mich zurückmelden, um als zuverlässig zu gelten?) oder Verantwortung im Job – unterschiedlich aussieht:

 

Prioritäten deiner Story Katrin Klemm

 

  • A-Aufgaben sind wichtig und dringend: Sie müssen sofort selbst anpacken. Hier steht viel auf dem Spiel. Entscheiden Sie sich, das Problem schnell zu lösen, manchmal ist es eine Krisensituation (etwa wenn ein wichtiger Kunde droht abzuspringen).
  • B-Aufgaben sind wichtig aber (noch) nicht dringend: Nehmen Sie sie in ihre Zeitplanung auf und bearbeiten Sie sie. Reservieren Sie sich dafür ein Zeitfenster und halten dieses unbedingt ein! Hier darf Sie kein Kollege und kein Telefon stören. So vermeiden Sie es, solche Aufgaben – im Strudel der Sofort-Anforderungen Dritter – auf die lange Bank zu schieben und dann in Hauruck-Aktionen abarbeiten zu müssen.
  • C-Aufgaben sind weniger wichtig bis unwichtig, aber dringend: Hier stecken sie, die typischen Unterbrechungsfallen (Anrufe, Mails, Kollegenwünsche). Wenn Sie delegieren können, tun Sie es. Bündeln Sie E-Mail-Bearbeitung, Telefonate, Recherchen und andere Termine in Blöcken. Wenn ein Kollege Ihre Hilfe braucht, vereinbaren Sie einen Termin (zu dem sie dann auch konzentriert für ihn da sind).
  • D-Aufgaben sind unwichtig und nicht dringend: Versenken Sie diese Aufgaben zügig im Papierkorb. Wenn Ihnen das zu heikel ist, legen Sie sie für eine Woche auf einen Extra-Stapel, prüfen Sie diese am Freitagabend und entsorgen Sie sie, wenn sie feststellen, dass kein Mensch danach gefragt hat.

Überprüfen

Schauen Sie sich jetzt noch einmal Ihre Liste von ganz oben an. Sagen Sie noch zu den gleichen Aufgaben ‚Ja‘ oder ‚Nein‘? Sortieren Sie sie neu.

 

Übrigens:
Es kommt vor, dass uns eine unwichtige oder nicht dringende Aufgabe Freude bereitet. Manche Dinge entspannen uns, selbst oder gerade weil sie keine große Bedeutung haben. Dazu gehören sowohl Social Media Aktivitäten im Netz als auch ein bisschen Klatsch auf dem Gang, manchmal sogar die Ablage, um den Kopf frei zu bekommen. Wenn Sie nicht darauf verzichten wollen, dann entscheiden Sie sich bewusst dafür, sie zu tun. Setzen Sie sich dafür ein Zeitlimit, stellen den Wecker und tun Sie es mit Genuss. Ist die Zeit abgelaufen, ist konsequent Schluss damit.

 

Diese Übung ist ein Auszug aus dem Buch Der Tag an dem Bella verschwand. Der Business-Roman für Berufserfolg und ein leichtes Leben im Alltag

Sei selbst deine beste Freundin

Seit dem Jahresanfang 2019 sind 78 Tage vergangen. Was hast Du draus gemacht?

Ein Viertel des Jahres 2019 ist heute Geschichte. Deine Geschichte.

Gehören Sie auch zu den Menschen, die mehr Souveränität, Erfolg und Selbstvertrauen in Ihrem Leben haben wollen? Wünsche und Ziele, die sich viele zu jedem Jahresbeginn erneut vornehmen. Ganz fest vornehmen. Sie starten mit Enthusiasmus und Power. Dann kommt Ihnen das Leben dazwischen und spätestens Ende Februar war‘s das dann wieder.

Der Grund: für die meisten von uns haben Anforderungen von außen die höchste Priorität: das Business, das Projekt, die Kunden, die Kollegen, die Familie, die Kinder, … you name it. Da bleibt kein Raum für das, was Ihnen noch zu Jahresbeginn ein Herzensanliegen war.

Gerade wenn Sie Führungsverantwortung tragen, versuchen Sie vermutlich mit Entschlossenheit und häufig über alle Grenzen Ihrer Kraft Ihr Team oder Unternehmen zu führen. Doch wann hatten Sie die Gelegenheit zu lernen, zunächst einmal sich selbst zu führen? Verfügen Sie über Klarheit und Akzeptanz bei dem besten Freund, den jeder von uns haben kann: Bei sich selbst?

Haben Sie einen wirklich guten Freund/ eine echte Freundin?

Wirklich gute Freunde und Freundinnen kennen Sie in- und auswendig, weil Sie ihnen vorbehaltlos vertrauen. Weil Sie ungeschminktes Feedback und eine Schulter zum Ausheulen bekommen, selbst wenn Sie Mist gebaut haben. Ein bester Freund akzeptiert Sie, wie Sie sind, mit all Ihren Stärken und Macken. Sie/er muss nicht alles gutheißen, was Sie tun. Aber sie/er ist ein Mensch, der in schwierigen Zeiten für Sie da ist; der Sie ermutigt, wenn ein Berg an Aufgaben Sie zu überwältigen droht. Die Sie anrufen können, wenn es brennt. Im Notfall auch nachts. Mit einem solchen Freund teilen Sie verrückte Ideen und spinnst Träume. Sie feiern mit ihm, wenn etwas gelungen ist. Eine echte Freundin geht mit Ihnen durch Dick und Dünn.
Ein Freund hört zu und wertet nicht. Aus seiner Perspektive gibt er wahrhaftige Rückmeldungen darüber, wie er Sie sieht. Offen und immer wertschätzend sorgt er für Durchblick und Klarheit.

Mut zum Gedanken-Experiment

Solch eine/n Freund/in wünscht sich jeder, doch nicht jeder hat sie/ihn. Wie wäre es, wenn Sie selbst Ihr/e beste/r Freund/in wären? Probieren Sie es jetzt gleich aus! Finden Sie einen Ort, an dem Sie eine Stunde mit sich allein sein können. Idealerweise mit einem Spiegel, der an Ihrem Kleiderschrank vielleicht? Ein Taschenspiegel tut es auch. Selbst die Fensterscheibe im Büro, in der sich Ihr Gesicht spiegelt, reicht. Die Hauptsache, Sie können sich hin und wieder in die Augen schauen. Legen Sie Papier und Stift bereit – Sie werden interessante Entdeckungen machen.

(Nicht wundern, dass ich Sie ab hier duze. Das tust du doch mit deinem/deiner besten Freund/in auch, oder?)

Sei selbst Deine beste Freundin

Schau in den Spiegel. Nimm Blickkontakt zu der Person auf, die dir dort begegnet. Wie schaut sie dich an? Gleichgültig? Neugierig? Verwundert? Halte den Blick und beobachte, was geschieht. Lächelt dein Gegenüber dir zu? Zieht er/sie die Stirn in Falten? Versucht er/sie immer wieder, deinem Blick auszuweichen? Alles in Ordnung. Es ist nur ungewohnt für dich.

Gehe nun die folgenden Fragen durch. Am besten du sprichst sie laut aus. Denk dran: In der Gegenwart deines besten Freundes darfst du offen und ungeschminkt über alles reden. Du darfst dich auch irritiert, verletzlich oder unvollkommen zeigen. Er wird dir zuhören. Aufgeschlossen, voller Wohlwollen und Respekt wird er jede Antwort wertschätzend annehmen. Ganz gleich, was kommt.

Noch ein Hinweis: Die folgenden Fragen sind vielleicht nicht alle leicht oder bequem. Doch es lohnt sich, sie (endlich) einmal zu stellen und zu beantworten. Dein Leben wird sich danach lebendiger anfühlen. Jetzt schau in den Spiegel, nimm Blickkontakt auf und beginne deinen Dialog.

Check bei dir selbst ein

  • Wenn ich dir jetzt in die Augen schaue, dann entdecke ich …
  • Wann warst du das letzte Mal mit dir verabredet?
  • Schau kurz zurück auf die letzten Monate. Welches waren die glücklichsten und welche die schwierigsten Momente? Warum?
  • Zurück ins Heute: Was magst du an dir am meisten?
  • Was willst du lieber nicht sehen? Was versteckst du vor dir selbst?
  • Was erwartest du von dir im Job, von deiner Gesundheit, in der Familie, mit Freunden…?
  • Wann hast du etwas gewagt, das auch hätte schief gehen können?
  • Welche deiner Grenzen kennst du? Welche willst du überschreiten? Welche bist du bereit zu akzeptieren?
  • Wann vertraust du dir zu hundert Prozent? Und wann nicht?
  • Wann hast du zum letzten Mal von Herzen über dich gelacht?
  • Wofür solltest du dich bei dir selbst bedanken?
  • Worüber hast du dich aufrichtig gefreut? Wie fühlte sich das an?
  • Was hast du dir selbst noch immer nicht vergeben?
  • In welchen Momenten bist du dir selbst besonders nah?
  • Magst du dich als Mensch? Akzeptierst du dich, so wie du bist? Woran machst du das fest?
  • Bist du bereit, Frieden zu schließen mit allem, was du tust und bist? Falls nicht: Was müsstest du tun?
  • Worauf bist du neugierig? Was wüsstest du gerne von dir, hast es dich aber noch nie gefragt?

Gut gemacht

Auf welche Fragen hattest du spontan eine Antwort? Welche haben dich irritiert? Welche lehnst du ab? Bei denen lohnt es sich, genauer hinzuschauen, denn hier liegt oft dein größtes Erkenntnispotential! Gibt es Fragen, für die du dir mehr Zeit nehmen möchtest? Wenn du nach einer Stunde noch keine Antworten hast, dann grüble nicht weiter. Lade dir die Fragen als Karten herunter. Drucke und schneide sie aus, nimm sie in deinem Portemonnaie oder Laptopsleeve mit und bewege immer mal wieder eine Frage im Kopf bis sich die Antworten von selbst einstellen.

Klarheit verlangt Mut und Offenheit

Ein so tiefer Blick auf sich selbst ist nicht immer angenehm. Neue Erkenntnisse können unangenehme Konsequenzen und Enttäuschungen mitbringen. Wenn du vielleicht erkennst, dass du dich überschätzt hast. Oder wenn du einsehen musst, dass dein Ärger über einen anderen in Wahrheit der Ärger über dich selbst ist. Klarheit braucht die Erlaubnis, deinen inneren Kritiker schätzen zu lernen. Denn hinter Wut, Ärger, Scham und Schuld stecken oft andere Gefühle, die du dir schon lange nicht ein- und zugestehen willst. Doch der Mut zur Klarheit bringt eine Belohnung mit sich.

Klarheit belohnt mit Freiheit

Denn mit Klarheit können wir unsere persönliche Geschichte selbstbestimmt weiterschreiben, ihr eine neue Richtung geben. Schließlich sind wir der einzige Mensch, mit dem wir es ein Leben lang aushalten müssen – und dürfen. Schieb es also nicht auf die lange Bank. Jeder Tag bietet dir von neuem die Chance, deine beste Freundin/ dein bester Freund zu sein.

Übrigens: Was hältst du davon, dir diese Fragen ab jetzt einmal im zu Jahr stellen? Verabrede dich gleich für das nächste Mal mit dir selbst. Der Neujahrstag? Zu Frühlingsbeginn? Trage es am besten sofort in deinen Kalender ein.

Lass mich wissen, wie es für dich funktioniert hat. Oder wo es noch hakt…

 

Diese Übung ist ein Auszug aus dem Buch Der Tag des doppelten Neustarts Selbst-Coaching mit Business-Stories

Der Polarstern – Sicher ins Gesprächsziel

Wer weiß, was er will, kann sich orientieren. Immer.

Selbst wenn es in einem Gespräch heiß her geht.

Sie verhandeln Ihr Gehalt. Oder wollen einen Pitch gewinnen. Oder Sie wollen einem Mitarbeiter, der schon mehrfach echten Murks abgeliefert hat, klar machen, was Sie von ihm erwarten. Da steht einiges auf dem Spiel.

Und dann passiert’s. Gerade wussten Sie noch ganz genau, worauf Sie hinauswollten. Da tauchen unerwartete Komplikationen auf. Ihr Gegenüber reagiert anders als sie erwartet haben. Er lacht lauthals los, als Sie Ihre Gehaltsvorstellungen nennen. Der kritisierte Mitarbeiter wird wütend oder droht. Oder steigt aus dem Gespräch aus, dreht sich um und geht einfach. Emotionen steigen auf, zuverlässig wie ein Sonnenaufgang am Morgen. Sie sind irritiert, verunsichert, verletzt, … Plötzlich haben Sie die Orientierung verloren:

Was war noch mal mein Ziel?

Dieses Phänomen lässt sich vor allem dann beobachten, wenn es um eine schwierige Botschaft geht. Wenn Sie etwas vermitteln wollen oder müssen, das für Ihr Gegenüber unangenehm oder anstrengend werden kann. „Augen zu und durch“ kann ein Weg sein. Sie reden einfach weiter, irgendwann wird es schon klappen. Und wenigstens geben Sie sich eine Chance, statt kurzfristig zu kneifen oder auf Dauer zu resignieren.

Der erfolgversprechendere Weg ist, Sie suchen sich vorab einen Orientierungspunkt, Ihren persönlichen Polarstern. Dann verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus dem Blick, selbst wenn die Wellen mal höher schlagen.

Die folgenden drei Fragen helfen Ihnen dabei:

Was will ich wirklich für mich?

Beispiel Gehaltsverhandlung: „Ich will für meine Leistungen angemessen entlohnt werden. Ich zeige seit Monaten eine überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft und erwarte, dass meine Leistung monetär anerkannt wird. Ich arbeite gern für mein Unternehmen und bin entschlossen, auch weiterhin mein Bestes zu geben. Deshalb möchte ich jetzt eine konkrete und verbindliche Zusage.“

Was will ich wirklich für mein Gegenüber?

Wie bitte? Sie lesen richtig. Diese Art der Fragestellung ist tricky – und gerade deshalb besonders wichtig. Denn mal ehrlich, wenn es schwierig wird, denken wir doch häufig zuerst daran, was für uns selbst drin ist. Dabei übersehen wir, dass sich unsere eigenen Ergebnisse deutlich verbessen, sobald auch für unser Gegenüber etwas rausspringt.

„Mein Gesprächspartner soll erkennen, dass es mir ernst ist mit meiner Forderung, und ich mich nicht vertrösten lassen werde. Er soll gleichzeitig sicher sein, dass ich ein loyaler Mitarbeiter bin, nicht mit dem Gedanken spiele, das Unternehmen zu verlassen, auch wenn ich meinen Marktwert genau kenne.“

Was will ich wirklich für die Beziehung?

Auch nach dem Gespräch werden Sie weiter mit dem Vorgesetzten leben (müssen). Wie soll ihre Zusammenarbeit in Zukunft aussehen? Wodurch wird ihr Umgang geprägt: Durch Offenheit und ein faires Kräftemessen? Sollen beide nur erleichtert sein, dass sie dieses Gespräch endlich hinter sich haben? Oder finden Sie künftig bei heiklen Themen noch schneller den Mut zum Gespräch, wenn einer von ihnen daneben liegt? Wird vielleicht in Zukunft ein Augenzwinkern ausreichen, um sich wortlos zu verständigen und wieder in die Spur zu kommen?

Haben Sie Ihre Antworten auf diese drei Fragen gefunden? Zeichnet sich Ihr Polarstern bereits ab? Leuchtet er Ihnen klar und deutlich den Weg durch alle möglichen Gesprächshindernisse? Dann beantworten Sie sich noch eine letzte Frage:

Wie würde ich mich verhalten, wenn ich diese Resultate wirklich wollte?

Vielleicht reicht Ihnen die Klarheit, die Sie durch Ihre Antworten auf die letzten drei Fragen gefunden haben, bereits aus.

Doch wahrscheinlich treffen Sie jetzt – sobald Sie sich darüber klar geworden sind, was Sie in diesen drei Ebenen erreichen wollen – viel gezieltere Vorbereitungen für Ihr Gespräch. Tragen Sie Fakten zusammen, die Ihre Beobachtungen belegen. Stellen Sie Vermutungen an, welche Interessen Ihr Gegenüber in dem Gespräch haben wird. Schätzen Sie ein, mit welchen Gegenargumenten Sie rechnen sollten. Wie schaffen Sie es, Ihr Gegenüber ausreden zu lassen? Wann setzen Sie Grenzen?
So testen Sie – wie nebenbei – schon einmal die Emotionen, mit denen Sie sich bei diesem Thema oder dieser Person immer wieder konfrontiert sehen. Überlegen Sie sich, wie Sie souverän damit umgehen wollen.

Klarheit und Fokus

Diese Übung hat einen zweifachen Nutzen.

  • Die Suche nach Ihrem Polarstern bereitet Sie auf Ihr schwieriges Gespräch vor. Sie erkennen bereits vorab mögliche Klippen, die es zu umschiffen gilt.
  • Mitten im Gespräch gibt Ihr Polarstern Ihnen Orientierung. Sie schaffen Klarheit und kommen auch dann zuverlässig auf den richtigen Weg zurück, wenn Sie sich mal auf einem Nebenkriegsschauplatz verirrt haben.

Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen

Diese Übung ist ein Auszug aus dem Buch Der Tag an dem Bella verschwand. Der Business-Roman für Berufserfolg und ein leichtes Leben im Alltag